獨協医科大学同窓会(以下、「同窓会」という)では、会員相互の親睦と医学知識の向上を図り母校の発展に尽くすことを目的(同窓会会則第3条)として、会員の親睦及び福祉に関すること、会員名簿及び会誌等の発行、講演会その他の会合の開催、医学の教育及び研究の助成、獨協医科大学の後援に関すること、その他本会の目的達成に必要な諸事業を行っており、それに必要な会員の個人情報を収集・保管しております。

本会は、個人情報の重要性を十分に認識し、個人情報の適切な利用と安全管理のために必要な措置を講じます。また、今後も個人情報保護への意識向上を計り、これら個人情報の取扱については細心の注意をはらいながら事業を行ってまいります。

1.法の遵守

「個人情報の保護に関する法律」やその他の個人情報に適用される関係法令を遵守するとともに、適法かつ公平な手段によって、個人情報を取得します。

2.個人情報の定義

本会での個人情報とは、氏名、卒業・修了年度、本籍、出身校、勤務先、勤務先住所、勤務先電話番号、自宅住所、自宅電話番号、メールアドレス、携帯電話番号、会費納入状況、講習会参加状況、経歴等を指します。

3.個人情報の利用目的

(1)同窓会冊子(会報および新報)等の刊行物の発送
(2)同窓会および同窓会支部会が主催する行事等の案内
(3)同期会(クラス会)および同窓生が主催する行事等に係る案内(案内通知等を代表者に 委託することがあります。)
(4)同窓会支部に係る案内および事務(案内通知等を代表者に委託することがあります。)
(5)会員の福利厚生に係る案内
(6)会員に対するアンケート調査の実施
(7)会員に対する調査および統計の実施
(8)会員および獨協医科大学学生への支援に係るもの
(9)同窓会会費の徴収に係る事務
(10)獨協医科大学からの提供請求に応えるため
(11)その他、本会の目標達成に必要な諸事業に係るもの

4.個人情報の管理

(1)個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理します。
(2)個人情報の改ざん、漏洩、紛失、毀損等を防止するため、不正アクセス、コンピューターウイルス等に対する適切な情報セキュリティ対策を講じます。
(3)個人情報の外部への持出し、送信等による漏洩は、いたしません。
(4)個人情報の取り扱いを業務委託する場合には、当該委託先について厳正な調査を行った上、秘密を保持させるために、業務委託先との間で取り扱いに関する契約を取り交わし、適正な管理を行います。

5.個人情報の開示、訂正等について

(1)本会は、本人から個人情報の開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを開示します。
(2)会員は、本会の保有する自己の個人情報が誤った情報である場合には、本会が定める手続きにより、本会に対して個人情報の訂正、追加または削除(以下、「訂正等」という)を請求することができます。
(3)本会は、会員から前項の請求を受けてその請求に応じる必要があると常任委員会で判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正等を行うものとします。

6.個人情報の利用停止等について

(1)本会は、会員から、個人情報が、利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由、または不正の手段により取得されたものであるという理由により、その利用の停止または消去(以下、「利用停止等」という)を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行います。
(2)前項の調査結果に基づき、その請求に応じる必要があると常任委員会で判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の利用停止等を行います。
(3)本会は、前項の規定に基づき利用停止等を行った場合、または利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、遅滞なく、これを会員に通知します。

7.個人データの第三者提供について

1)本会は、次に掲げる場合を除いて、あらかじめ会員の同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供することはありません。ただし、個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。
(1)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(2)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2)第三者提供を停止する希望がある場合は、本人から本会事務局へご連絡頂ければ、停止します。

8.共同利用

上記「3.個人情報の利用目的」に記載の利用目的の達成のため、次の範囲内で会員個人データを 共同利用することがあります。
(1)共同して利用される個人データの項目
氏名・住所・勤務先
(2)共同して利用する者の範囲
学校法人獨協学園(獨協医科大学)
(3)共同して利用する者の利用目的
1) 獨協医科大学の刊行物の発送
2) 獨協医科大学からの各種案内
3) 獨協医科大学からのアンケート調査依頼
(4)当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称獨協医科大学同窓会


制定 2022年7月23日